Hoy voy a seguir conversando sobre netiqueta, específicamente sobre un tema que ya había introducido en un post anterior: las reglas de etiqueta en el uso del correo electrónico. Si el tema les llama la atención, no dejen de leer nuestros posts anteriores de esta serie: ya sea la introducción al tema, o bien los posts de Karla sobre el uso de redes sociales o sobre la participación en chats y foros. Recuerde que conocer las reglas de netiqueta es esencial para mantener nuestras relaciones personales y de trabajo a través del correo electrónico. Muchas veces damos por descontado que cualquier persona sabe cómo escribir un correo, cuando en realidad existen una serie de reglas que nos van a garantizar una comunicación adecuada, eficiente y efectiva. ¡No las olviden!
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Ofrezca contexto
Ya les había mencionado la importancia de un título autoexplicativo. Sin embargo, esto puede no ser suficiente. No asumamos que el perceptor tiene toda la información para saber de qué estamos hablando. Es importante ofrecer contexto y basta con agregar una o dos frases breves de explicación que introduzcan el contenido de nuestro correo. No se vale escribir: “Necesito esto mañana”, si no explicamos qué es “esto”.
Sea claro
Lea varias veces su mensaje para confirmar que efectivamente se entiende. Esto se extiende a escribir con una puntuación clara y por supuesto a separar ideas y párrafos de manera lógica. Además, no es recomendable usar abreviaciones o acrónimos, a menos que sean ampliamente aceptados y reconocidos. Si usted escribe un mensaje rápido que no puede revisar, sea muy breve y vaya directamente al grano.
Use una firma adecuada
Utilice una firma genérica que contenga su nombre, sus números de contacto y, si es necesario, su dirección. Deje pasar las frases célebres, los dibujos y las citas bíblicas. Un correo electrónico es un medio de comunicación formal, que es mejor mantener neutro. Aún cuando usted utilice el correo como un medio de comunicación personal, recuerde que usar dibujos, colores y animaciones, puede crear problemas en la recepción del mensaje y hacer que este no llegue a su destino.
Responda, ¡siempre!
No es necesario responder a un correo inmediatamente. Nadie espera que estemos 24 horas al dia en frente de la computadora. Sin embargo, si vamos a dejar pasar varios días antes de responder, lo amable es enviar un mensaje rápido indicando que el correo original fue recibido y que escribiremos la respuesta tan pronto nos sea posible. Eso sí, no olvide que las personas que nos escriben esperan un mensaje de vuelta y no es correcto dejarles esperando sin ningún tipo de explicación.
Cuidado con esos adjuntos
Tenga cuidado con los adjuntos. Es cierto que muchas veces éstos son necesarios pero no agregue muchos de ellos en el mismo correo y tenga cuidado con el peso total de los archivos. A nadie le gusta que su correo quede bloqueado… Si usted realmente debe enviar material pesado, use servicios alternativos como WeTransfer o Dropbox. Y, por supuesto, no se olvide de zippear los files si debe enviar varios de ellos y de redimensionar las fotografías, cuando estas sean muy grandes.
Cuando usar CC. y BCC.
Al enviar un correo electrónico, tenemos varias opciones para agregar a los recipientes. El “to” o “para” es la opción que viene seleccionada por default e identifica a quienes queremos enviar nuestro mensaje. El .cc corresponde a personas que queremos tener en copia, esto es, que recibirán nuestro mensaje pero de las cuales no esperamos una respuesta. Finalmente, el .bcc indica recipientes “invisibles”. Cuidado, no use .bcc para enviar “mensajes escondidos”. Si de casualidad, la persona responde, todos sabrán que usted ha enviado el mensaje. El .bcc se usa sobre todo cuando debemos enviar mensajes a grupos grandes de personas que no necesariamente se conocen entre sí.
Use el forward sensatamente
No reenvíe todos los correos que llegan a su inbox. Haga un análisis sensato del material que recibe y evite propagar cadenas, peticiones, mitos urbanos o chistes inapropiados. Recuerde que usted no debe ser parte de la cadena de spam, fraudes y virus que se esparcen diariamente por medio del correo electrónico. Por otro lado, si usted reenvía un correo específico, recuerde que no debe cambiar su contenido. Un forward significa que usted está copiando exactamente lo que recibió. Es más, si el mensaje fue enviado a usted directamente, pregúntele al autor antes de reenviarlo a terceras personas.
No crea en los “mensajes privados”
Recuerde que todo lo que se envía en un correo electrónico, queda por escrito. No asuma que sus mensajes son privados y no diga que nada que no se siente comodo de repetir públicamente. Un correo puede ser reenviado, impreso o hecho público con sólo un clic. Por eso, sea siempre amable, respetuoso y nunca escriba un mensaje mientras se sienta enojado. Además, un mensaje escrito no es fácilmente interpretable. Si usted debe tratar temas sensibles o delicados, es mejor que lo haga a viva voz.
Finalmente, cierro con un brevísimo tip que me parece esencial y que muchas veces olvidamos. El correo electrónico es un espacio de interacción, dentro del cual no debemos la sencilla regla de decir por favor y gracias. ¡No lo deje pasar! Estas dos expresiones pueden hacer un mundo de diferencia.
